So steigern Sie die Qualität Ihrer Feedbackgespräche

Wer kennt das nicht von sich selbst? Eine kleine Anerkennung zwischendurch lässt uns zur Höchstform auflaufen. Bleibt ein Feedback stattdessen gänzlich aus, werden wir zunehmend demotivierter. Unsere Arbeitsqualität leidet. 

Die Art und Weise, wie Führungskräfte Lob und Kritik anbringen, entscheidet darüber mit welcher Kraft ihre Mitarbeiter:innen weiterarbeiten. Spielt die Kollegin aus dem Marketingteam in ihrem Kopf die innere Kündigung durch? Oder konnten Sie das Vertrauensverhältnis nachhaltig stärken? 

Feedback heißt dabei keineswegs, unentwegt zu loben, für jede noch so unzulänglich erbrachte Leistung. Kritik ist ebenso notwendig, wenn Führungskräfte Leistungsträger entwickeln wollen. Entscheidend ist es, die goldene Mitte zu finden und dabei stets wertschätzend zu bleiben. Wer an seiner Feedbackkultur arbeitet, kann seine Führungskompetenz entscheidend verbessern. 

1. Wie viel Lob und Kritik sind angemessen?

Feedback sollte immer die Kompetenzen einer Person berücksichtigen und angemessen sein. Konkret heißt das: Die einmalige, nicht weiter relevante Verfehlung einer langjährigen Mitarbeiterin bringen wir als Vorgesetzte:r nur zur Sprache, wenn sich der Vorgang wiederholt. 

Ähnliches gilt für Lob. Honorieren Führungskräfte jedes eigentlich als selbstverständlich vorauszusetzende Arbeitsergebnis, verliert ihre Rückmeldung an Relevanz. Wie viel Aufmerksamkeit angebracht ist, hängt auch mit der Kompetenz des Mitarbeitenden zusammen. Sind bei einer Toparbeitskraft oft nur kurze Impulse nötig, geht es bei einem weniger starken Mitarbeiter um ein lenkendes Eingreifen.

2. Feedback braucht Augenhöhe

Um als Feedbackgeber auftreten zu können, sollten sich Führungskräfte über ihre Position und der des Gegenübers im Klaren sein. Sprich: Verfügen Sie als Vorgesetzter über ausreichend Fachkenntnis, um einer IT-Expertin eine Rückmeldung auf Augenhöhe geben zu können? In dieser Situation sollten Sie offen kommunizieren, dass Sie als Laie grundlegende Dinge spiegeln wollen, aber keine Bewertung der Leistung erbringen können.

3. Der passende Rahmen eines Feedback-Gesprächs

In welchem Rahmen Führungskräfte ihr Feedback platzieren, entscheidet darüber, wie dieses angenommen wird. Eine persönliche Rückmeldung sollte immer in einer privaten Umgebung stattfinden. Das kann ein Büro oder der naheliegende Park sein. 

Wichtig ist, dass das Umfeld nicht emotional vorbelastet ist. Fanden in einem Raum hitzige Diskussionen statt, an denen der Mitarbeiter beteiligt war, sind negative Schwingungen durch das Unterbewusstsein bereits vorprogrammiert. Auch die Sitzposition muss gut gewählt sein. Anstatt sich konfrontativ gegenüber zu positionieren, sollten Führungskräfte sich in einem 90-Grad-Winkel platzieren. Die Stuhlhöhe sollte ein Gespräch „auf Augenhöhe“ möglich machen.

4. Sprache schafft Vertrauen

Feedback-Gespräche sollten gewissen Spielregeln folgen. Sachlich zu bleiben und wertfrei zu kommunizieren, zählt dazu. Selbst dann, wenn ein*e Mitarbeiter*in eine Aufgabe „verbummelt“ hat, müssen Führungskräfte dem Impuls widerstehen, dieses Verhalten zu interpretieren. 

Auf keinen Fall steht es Vorgesetzten zu, sich negativ über die Persönlichkeit zu äußern. Kritik darf sich ausschließlich auf den beruflichen Kontext beziehen. Lob ist hingegen im Zusammenhang mit der Persönlichkeit durchaus angebracht und kann die Beziehung deutlich aufwerten. 

Wenn Führungskräfte die Qualität des Gesprächs hochhalten, haben sie die einmalige Chance ein langfristiges Vertrauensverhältnis aufzubauen. Das gelingt vor allem dann, wenn Vorgesetzte in der Lage sind, auf ihr Gegenüber einzugehen und aktiv nachzufragen. Wenn ein:e Mitarbeiter:in persönliche Sorgen hat, kann schon ein „Bitte teilen Sie mir mit, wenn ich etwas für Sie tun kann“ für Erleichterung und neue Motivation sorgen.

5. Schieben Sie Feedback niemals auf!

Feedback muss immer so zeitnah wie möglich erfolgen. Ein Aufschieben, weil gerade andere Termine dazwischengekommen sind, funktioniert also nicht. Am selben Tag erinnern sich alle Beteiligten weit besser an relevante Details und tragen eventuell belastende Gedanken nicht mit in den Feierabend. Auch Fehlerketten können vermieden werden. Um sich im Vorfeld wichtige Punkte vor Augen zu führen, ist es sinnvoll, einige Minuten vor Terminbeginn am vereinbarten Ort zu sein.

6. Werden Sie konkret!

Pauschalisierungen sollten Vorgesetzte unbedingt vermeiden. Aussagen wie „Das haben Sie gut gemacht“ sind wenig hilfreich. Im Idealfall machen Sie als Führungskraft Ihre Rückmeldung an konkreten Beispielen fest. Ihre eigenen Wünsche formulieren Sie dabei so präzise wie möglich. Anstelle eines „Es wäre schön“ sorgt ein unmissverständliches „Ich brauche“ für Klarheit. 

Bieten Sie am Ende eines Gesprächs immer Ihre Hilfestellung an. Das gelingt am galantesten mit einer Frage, wie „Welche Informationen fehlen Ihnen noch, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können?“ Positiver Nebeneffekt: Sie setzen damit automatisch den Reflexionsprozess bei Ihren Mitarbeiter:innen in Gang. 

7. Gute Führung fängt bei der Selbstreflexion an

Hinter jeder erfolgreichen Führung steckt immer auch die Fähigkeit zur Selbstreflexion. Wenn also ein:e Mitarbeiter:in eine Präsentation zum vereinbarten Termin nicht vorlegt, sollten Vorgesetzte prüfen, ob der Fehler bei ihnen liegt. Sprich: Haben sie die Aufgabe eindeutig und interpretationsarm übermittelt? Oder hatte der/die Kollege*in nicht alle Informationen? 

Vermeiden lassen sich Missverständnisse, indem Führungskräfte, die Aufgabenstellung wiederholen lassen oder noch einmal nachfragen, ob ihr Gegenüber alles verstanden hat. Offene Formulierungen verhindern dabei, dass der/die Mitarbeiter:in nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann. Auch körperliche Signale geben oft Aufschluss über Verständnisprobleme.

8. Feedback ist keine Einbahnstraße

Feedback muss in beide Richtungen funktionieren. Mitarbeiterjahresgespräche sind eine gute Gelegenheit, um sich die Qualität der eigenen Führung spiegeln zu lassen. Erfahrungsgemäß trauen sich nur wenige Mitarbeiter:innen, offene Kritik zu äußern. Leichter fällt es, wenn Führungskräfte ihr Gegenüber darum bitten, einen Punkt zu nennen, der ihnen an ihrer Führungsarbeit gefällt, und einen, in dem sie sich verbessern können. Dahinter steckt eine hervorragende Möglichkeit, die eigene Führungskompetenz weiterzuentwickeln. Also ein Win Win für beide Seiten.

Eine gute Feedbackkultur zahlt sich aus

Verstehen Führungskräfte Feedback als essenziellen Teil ihrer Führungsarbeit, wird das nicht nur die Kultur in ihrem Unternehmen positiv verändern. Auch die Leistungsbereitschaft wird wachsen. Dabei sollte Lob und Anerkennung im Vordergrund stehen. Aber auch konstruktive Kritik macht eine gute Führungskraft aus. Wenn diese bezogen und respektvoll – in einem passenden Rahmen – transportiert wird, kann daraus ein tiefes Vertrauensverhältnis entstehen.

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Armin Reusch

Als Inhaber und Trainer der Leaders Academy Koblenz – Trier ist er Experte rund um das Thema Leadership.

Leaders Academy Koblenz – Trier