Der Rhythmus macht die Musik
Meeting-Rhythmen: Effiziente Meetings und mehr Produktivität
In der heutigen Arbeitswelt sind Meetings ein unverzichtbarer Bestandteil, um den Fortschritt von Projekten zu besprechen und Entscheidungen zu treffen. Allerdings können Meetings auch zeitaufwändig und ineffizient sein. Hier kommen Meeting-Rhythmen ins Spiel, die Ihrem Team helfen können, fokussierte Diskussionen zu führen und die Arbeitsbelastung zu reduzieren, um letztendlich die Produktivität zu steigern.
Führungstools
von Svenja Noll, 19.04.2023
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Team-Meeting bei der Leaders Academy: Der richtige Meeting-Rhythmus steigert die Zufriedenheit Aller.
Was sind Meeting-Rhythmen?
Meeting-Rhythmen sind feste Termine für Meetings, die regelmäßig stattfinden. Diese regelmäßigen Treffen ermöglichen es den Teammitgliedern, sich auf bestimmte Themen vorzubereiten und sich auf die nächsten Schritte zu konzentrieren. Dadurch können die Meetings schneller ablaufen und effizienter sein.
Welche Meeting-Rhythmen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Meeting-Rhythmen, die je nach Team und Aufgabe unterschiedlich sein können.
Daily Stand-Up Meetings
Daily Stand-Up Meetings sind kurze, tägliche Meetings, bei denen sich das Team trifft, um den Fortschritt und die nächsten Schritte zu besprechen. Diese Meetings sollten nicht länger als 15 Minuten dauern und können im Stehen abgehalten werden, um sicherzustellen, dass alle auf den Punkt kommen.
Statt der Daily Stand-Up Meetings machen wir jeden Morgen einen „Daily-Huddle“ in Slack (interner Kommunikationskanal). Das sorgt für Transparenz innerhalb unseres Unternehmens und schafft Verständnis für sein Gegenüber.
Montag:
🔙 LAST WEEK: Wie zufrieden bist du mit deiner letzten Woche (Skala 1-10)? Bitte begründe deine Einschätzung.
🔜 THIS WEEK: Was sind deine Top 3 Ziele aus deinem Tagesgeschäft für diese Woche?
⚡️ HERAUSFORDERUNGEN: Gibt es Engpässe oder brauchst du Unterstützung?
Dienstag-Freitag:
Stimmung: Wie geht es dir heute (Skala 1-10) und warum? ☀️⛅️⛈
Weekly Team Meetings
Wöchentliche Team-Meetings sind etwas ausführlicher und dauern normalerweise zwischen 30 und 60 Minuten. Hier können aktuelle Themen im Team besprochen und ungeklärte Fragen gestellt werden. Außerdem kann ein „Weekly“ dazu genutzt werden, um gemeinsam die Woche einzuläuten.
Monthly Review Meetings
Monatliche Überprüfungs-Meetings sind langfristiger ausgerichtet und dauern normalerweise zwischen 60 und 90 Minuten. Hier können die Teammitglieder den Fortschritt ihrer Arbeit über den letzten Monat hinweg betrachten, Erfolge feiern und Probleme besprechen, die im nächsten Monat angegangen werden müssen.
Bei uns heißen die monatlich stattfindenden Projekt-Meetings „Townhall“, bei der jedes Teammitglied Updates über die laufenden Projekte gibt. Dieses Meeting findet bei uns hybrid statt.
Oft nutzen wir die Townhalls, um gemeinsam mit einem Frühstück in den Tag zu starten oder den Feierabend mit einer Runde Pizza einzuläuten. Da überlegt man sich natürlich zwei Mal, ob man online teilnimmt oder live vor Ort dabei ist.
Quarterly Strategy Meetings
Vierteljährliche Strategie-Meetings sind Meetings, bei denen das gesamte Team oder das Unternehmen zusammenkommt, um langfristige Ziele und Strategien zu besprechen. Diese Meetings dauern normalerweise mehrere Stunden oder sogar einen ganzen Tag.
Unsere Quartlerys haben immer die gleiche Agenda:
1. Aktivierungsübung
2. Review des letzten Quartals
3. Planung des neuen Quartals
Tipp:
Die Start-Stop-Keep Übung eignet sich hervorragend für ein Review. Wir nutzen diese Methode auch üblicherweise.
1on1 Meetings
„1on1s“ sind individuelle Meetings zwischen zwei Personen, in der Regel zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten oder zwischen Kollegen auf gleicher Hierarchieebene. Diese Meetings dienen dazu, regelmäßig und in einem vertraulichen Rahmen über Themen wie Arbeitsbelastung, Karriereentwicklung, Projektfortschritt und Herausforderungen zu sprechen. Ziel ist es, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern und Vertrauen zu schaffen, Feedback auszutauschen und individuelle Ziele und Erwartungen zu klären. 1on1s werden oft wöchentlich oder alle zwei Wochen für 30 Minuten abgehalten und können je nach Bedarf auch länger dauern.
Was sind die Vorteile von Meeting-Rhythmen?
Die Einführung von Meeting-Rhythmen kann viele Vorteile für Teams haben. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
Steigerung der Produktivität
Regelmäßige und geplante Meetings ermöglichen es Teams, ihre Zeit besser zu planen und sich auf spezifische Themen vorzubereiten, was zu kürzeren und effizienteren Meetings führt.
Erhöhter Fokus
Durch die Etablierung klarer Themen und Ziele für jedes Meeting wird sichergestellt, dass die Diskussionen auf das Wesentliche beschränkt sind und dass die Teammitglieder sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.
Verbesserte Zusammenarbeit
Regelmäßige Meetings schaffen eine bessere Kommunikation innerhalb des Teams, wodurch die Zusammenarbeit verbessert wird. Indem alle Teammitglieder einbezogen werden, kann eine bessere Abstimmung erreicht werden, was zu besseren Entscheidungen führt.
Reduzierung von Missverständnissen
Wiederkehrende Meetings bieten den Rahmen, Herausforderungen und Probleme zu besprechen, bevor sie zu größeren Konflikten werden. Dadurch wird das Risiko von Missverständnissen und Fehlern reduziert.
Verringerung der Arbeitsbelastung
Wenn alle Teammitglieder wissen, wann die Meetings stattfinden, können sie ihre Arbeitsbelastung besser planen und organisieren. Dadurch können Überlastungen vermieden und der Stress reduziert werden.
Nutzen Sie Meeting-Rhythmen, um Ihre Team-Meetings effektiver und produktiver zu gestalten. Durch regelmäßige und fokussierte Diskussionen können Sie Zeit sparen und sich auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren. Probieren Sie es aus und erleben Sie selbst, wie Ihre Teamarbeit davon profitiert!
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Svenja Noll
Ist Senior Marketing Managerin der Leaders Academy und verantwortet u.a. die LEADERS Magazin Redaktion.
